Grundsätze zur Hinweisgabe und Bearbeitung von Meldungen bei der Viebrockhaus AG
1 Einleitung und Anwendungsbereich
Seit jeher sind die Einhaltung des Legalitätsprinzips sowie verantwortliches, faires und nachhaltiges Geschäftshandeln Teil der Unternehmenskultur der Viebrockhaus AG und ihrer verbundenen Unternehmen. Für uns bedeutet Regel- und Gesetzestreue mehr als nur das Einhalten von Vorschriften. Es ist ein Ausdruck unserer Einstellung und Überzeugung. Dieses Ziel können wir jedoch nur gemeinsam mit unseren GeschäftspartnerInnen erreichen. Deshalb fordern wir von diesen die Einhaltung von Gesetzen, von Menschrechten sowie von Umwelt- und Sozialstandards und erwarten dies auch in der gesamten Lieferkette.
Verstöße gegen geltendes Recht oder gegen interne Regelungen gefährden den langfristigen Unternehmenserfolg. Für das Unternehmen können Rufschädigung oder sonstige schwere Nachteile wie z. B. Schadensersatz- oder Strafzahlungen zu befürchten sein. Handelnde Personen können arbeitsrechtliche Konsequenzen erfahren oder sich Schadensersatzforderungen oder einem Strafverfahren ausgesetzt sehen. Die Meldung von möglichen Verstößen oder Risiken hilft, derartige negative Konsequenzen zu verhindern.
Das Viebrockhaus Hinweisgebersystem mit den unten genannten Kanälen dient als Frühwarnsystem, über das Hinweise auf mögliche Verstöße gegen geltendes Recht und gegen interne Regelungen gemeldet werden können. Die interne Meldestelle unterhält und verantwortet das Hinweisgebersystem im Auftrag der Geschäftsführung. Allen eingegangenen Hinweisen wird unverzüglich nachgegangen. Wird im Rahmen der Untersuchungen ein Verstoß festgestellt, wird dieser unverzüglich abgestellt und es werden die zur Vermeidung künftiger Verstöße erforderlichen Maßnahmen ergriffen.
Diese Verfahrungsordnung beschreibt die bei Viebrockhaus für die Hinweisgabe unter Verwendung der unten genannten Meldekanäle gültigen Grundsätze. Dabei sind unterschiedliche gesetzliche Vorgaben berücksichtigt, u. a. Anforderungen aus der EU-Richtlinie 2019/1937 zum Hinweisgeberschutz oder dem Gesetz zur Sorgfaltspflicht in der Lieferkette (LkSG).